„Organizacja konferencji SECURE 2026”

contract notice

Closed

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na obsłudze konferencji „SECURE 2026” organizowanej stacjonarnie w Warszawie w dniach 7-9 kwietnia 2026 r. przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy (zwanym dalej: NASK-PIB) zwanej dalej: „Wydarzeniem” polegająca na zapewnieniu: 1) obsługi technicznej Wydarzenia; 2) przygotowaniu i realizacji transmisji audiowizualnej Wydarzenia; 3) organizacji uroczystej kolacji; 4) usługi cateringu podczas Wydarzenia; 5) organizacji koktajlu na terenie Muzeum Historii Polski, zwanego dalej „MHP”; 6) usługi tłumaczenia symultanicznego i tłumaczenia migowego podczas Wydarzenia; 7) obsługi recepcji i szatni podczas Wydarzenia; 8) organizacji warsztatów; 9) obsługi fotograficznej, nagrań i relacji z Wydarzenia. 2. Lokalizacja realizacji przedmiotu zamówienia: Muzeum Historii Polski, Gwardii 1, 01-538, Warszawa. Najem powierzchni lokalizacji Wydarzenia zapewnia Zamawiający na mocy odrębnej umowy z obiektem. Lokalizacja Wydarzenia stanowi integralny element procesu organizacyjnego. Organizacja Wydarzenia w tej przestrzeni gwarantuje odpowiedni prestiż oraz buduje jego spójność wizerunkową. Budynek MHP dysponuje niezbędnym zapleczem lokalowym, technicznym i logistycznym, odpowiadającym wymaganiom programu Wydarzenia (m.in. Audytorium, Salę Kinową, sale konferencyjne, sale warsztatowe, wyposażenie audiowizualne, zapewnia dostępność komunikacyjną dla uczestników Wydarzenia). Lokalizacja umożliwia sprawną koordynację działań Wykonawcy z Zamawiającym oraz z administracją obiektu. 3. Liczba uczestników Wydarzenia: 1) Konferencja: maksymalnie 600 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Konferencji: 400. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia. 2) Warsztaty: maksymalnie 180 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Warsztatów: 100. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia. 3) Koktajl: maksymalnie 250 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Koktajlu 100. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia. 4) Kolacja: maksymalnie 150 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Kolacji 80. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem Wydarzenia. Dzień roboczy – oznacza dni: od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu ulec może liczba: 1) mikrofonów nagłownych, o których mowa w Rozdziale 3 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba mikrofonów nagłownych to 3 szt. a minimalna liczba mikrofonów ręcznych to 8 szt.; 2) artykułów konferencyjnych, o których mowa w Rozdziale 6 SOPZ (tj.: identyfikatory (pkt 1), smycze (pkt 4) stosownie do liczby uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 500 szt. a maksymalna to 800 szt.; 3) osób w usłudze cateringowej, o której mowa w Rozdziale 11 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba osób to 400 w dniu Konferencji, 100 w dniu Warsztatów.100 podczas koktajlu oraz 80 podczas kolacji; 4) słuchawek IR dla uczestników, o których mowa w Rozdziale 9 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 100. 5. Zamawiający rekomenduje, żeby potencjalni Wykonawcy przed złożeniem oferty przeprowadzili wizję lokalną w Budynku MHP w celu sprawdzenia warunków technicznych w obiekcie oraz rzetelnego przygotowania oferty. 6. Zamawiający informuje, że w MHP obowiązują szczególne regulacje związane z organizacją wydarzeń, w szczególności Regulamin współorganizacji wydarzeń i najmu w MHP w Warszawie dostępny na stronie www. muzhp.pl, zwany dalej: Regulaminem. Najemca oświadcza, że przed zawarciem umowy zapoznał się z treścią Regulaminu i zobowiązuje się do jego stosowania w związku z wykonywaniem Przedmiotu Umowy. Wykonawca ponosi wszelkie koszty naprawy w przypadku zniszczeń mienia MHP dokonanych przez personel Wykonawcy podczas realizacji zamówienia. 7. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ. 8. Termin realizacji zamówienia: Realizacja przedmiotu zamówienia rozpoczyna się w dniu 07.04.2026 r. i zakończy się w terminie do 10 dni roboczych, liczonych od dnia zakończenia Wydarzenia, w tym realizacja: 1) Usług polegających na montażu sprzętu i wyposażenia, która odbędzie się w dniu 7 kwietnia 2026 r. oraz demontażu sprzętu i wyposażenia, który odbędzie się w dniu 8 kwietnia 2026 r. 2) Uroczystej kolacji, która odbędzie się w dniu 7 kwietnia 2026 r. 3) Konferencji, która odbędzie się w dniu 8 kwietnia 2026 r. 4) Koktajlu, który odbędzie się w przestrzeni MHP w dniu 08 kwietnia 2026 r. 5) Warsztatów, które odbędą się w dniu 9 kwietnia 2026 r. 9. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. 10. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 762 612,50 zł brutto.

Poland

TED Europa

Tender

Telecommunications, Commercial, Hotel, Residential